Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
Cơ sở pháp lý:
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005 và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành có liên quan đến mua bán hàng hóa và các hoạt động trực tiếp liên quan đến mua bán hàng hóa;
Nghị định số 72/2006/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 25/07/2006 quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Thông tư số 11/2006/TT-BTM của Bộ Thương mại (nay là Bộ Công thương) ngày 29/08/2006 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.
1. Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
1.1 Điều kiện thành lập
- Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
- Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.
1.2 Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập bao gồm
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Lưu ý tên của văn phòng đại diện phải phù hợp với tài liệu dịch thuật từ bản hợp pháp hóa lãnh sự đăng ký của thương nhân và lĩnh vực hoạt động không phải là bảo hiểm, tài chính).
- Điều lệ của thương nhân (nếu có);
- Giấy chứng nhận, đăng ký hoạt động của thương nhân được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại không quá 06 tháng trước thời điểm nộp hồ sơ.
- Báo cáo tài chính năm gần nhất (có xác nhận của tổ chức kiểm toán độc lập bằng văn bản) hoặc giấy xác nhận nộp thuế có xác nhận của cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
- Quyết định (thư) bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao có công chứng dịch thuật) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Hợp đồng thuê trụ sở hợp lệ (nếu là bản sao thì có bản gốc để đối chiếu).
1.3 Hồ sơ đăng ký con dấu và giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Hồ sơ đăng ký con dấu gồm: Bản chứng thực giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.
- Hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế phụ của văn phòng đại diện: Bản chứng thực giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện kèm theo tờ khai đăng ký thuế.
1.4 Hồ sơ thông báo hoạt động
- Thông báo hoạt động theo mẫu (02 bản tiếng Việt).
- Tài liệu chứng minh đã đăng bố cáo thành lập Văn phòng đại diện trong 03 số liên tiếp.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mẫu dẫu của Văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp.
- Bản sao giấy đăng ký mở tài khoản của Văn phòng đại diện tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.
- Bản sao các tài liệu bao gồm: Hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch của lao động làm việc tại Văn phòng đại diện.
- Giấy phép lao động của trưởng văn phòng nếu là người mang quốc tịch nước ngoài (bản sao).
2. Thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
2.1 Điều kiện thành lập
- Là thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
- Đã hoạt động không dưới 05 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.
2.2 Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập bao gồm
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập chi nhánh (Lưu ý tên của chi nhánh phải phù hợp với tài liệu dịch thuật từ bản hợp pháp hóa lãnh sự đăng ký của Công ty mẹ).
- Điều lệ của Công ty mẹ (bản hợp pháp hóa lãnh sự).
- Giấy chứng nhận thành lập hoặc đăng ký hoạt động của Công ty mẹ hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Báo cáo tài chính năm gần nhất (bản quyết toán thuế có xác nhận của tổ chức kiểm toán độc lập bằng văn bản) hoặc giấy xác nhận nộp thuế có xác nhận của cơ quan quản lý thuế trực tiếp được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Điều lệ hoạt động của chi nhánh trong đó quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh.
- Quyết định (thư) bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh trong đó có ghi rõ thời gian đã làm việc tại Công ty mẹ từ đủ 01 năm trở lên.
- Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao có công chứng dịch thuật) của người đứng đầu chi nhánh.
- Hợp đồng thuê trụ sở hợp lệ (nếu là bản sao thì có bản gốc để đối chiếu).
Lưu ý: Các tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự phải trong thời hạn không quá 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ, bản hợp pháp hóa có thể thực hiện tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại hoặc tại Lãnh sự quán của nước đó ở Việt Nam.
